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Regolamento di Contabilità
APPENDICE N. 2
FUNZIONI ED ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO FINANZIARIO
Il Servizio finanziario è organizzato ai sensi dell'articolo 3 del D.Lgs. 77/1995 in modo da garantire l'esercizio delle seguenti funzioni di coordinamento e di gestione dell'attività finanziaria:
- programmazione e bilanci;
- rilevazione e dimostrazione dei risultati di gestione;
- investimenti e relative fonti di finanziamento;
- gestione del bilancio riferita alle entrate;
- gestione del bilancio riferita alle spese;
- rilevazione contabile delle riscossioni, delle liquidazioni e dei pagamenti;
- rapporti con il servizio di tesoreria e con gli altri agenti contabili interni;
- rapporti con gli organismi gestionali dell'ente;
- rapporti con l'organo di revisione economico-finanziaria;
- tenuta dello stato patrimoniale e degli inventari;
- controllo e salvaguardia degli equilibri di bilancio;
- rapporti con la funzione del controllo di gestione e con i servizi dell'ente.
L'esercizio delle suindicate funzioni si esplicita nelle attività così come segue:
A. FUNZIONE PROGRAMMAZIONE E BILANCI
Le attività relative all'esercizio della funzione programmazione e bilanci sono definite come segue:
- verifica della veridicità delle previsioni di entrata e di compatibilità delle previsioni di spesa, avanzate dai vari servizi, da iscriversi nel bilancio annuale e pluriennale;
- cura dei rapporti con i responsabili dei servizi dell'ente di cui all'articolo 7, commi 8 e 9 dell'ordinamento, ai fini del coordinamento dell'attività di competenza degli stessi rivolta alla definizione dei programmi, progetti, risorse ed interventi di cui allo schema di bilancio annuale e pluriennale;
- cura dei rapporti con l'organo esecutivo per la definizione dei programmi, progetti, risorse ed interventi costituenti lo schema del bilancio annuale e pluriennale;
- cura dei rapporti con i responsabili dei servizi e con l'organo esecutivo per la predisposizione della relazione previsionale e programmatica;
- predisposizione dello schema di bilancio pluriennale e di bilancio annuale di previsione;
- predisposizione degli altri allegati al bilancio di previsione di cui all'articolo 14 dell'ordinamento;
- coordinamento dell'attività di definizione degli obiettivi di gestione e delle dotazioni finanziarie relative, da parte dell'organo esecutivo, elaborate sulla base delle proposte avanzate dei responsabili dei servizi;
- predisposizione del piano esecutivo di gestione con graduazione delle risorse dell'entrata in capitoli, dei servizi in centri di costo e degli interventi in capitoli;
- istruttoria delle proposte di variazione al bilancio annuale, al bilancio pluriennale e al piano esecutivo di gestione e dei prelevamenti dal fondo di riserva, elaborate d'ufficio o su richiesta dei responsabili dei servizi;
- elaborazione della proposta della variazione di assestamento generale di cui all'articolo 17, comma 8, dell'ordinamento;
- attività istruttoria per il rilascio del parere di regolarità contabile sugli atti fondamentali di competenza consiliare;
- altre attività riguardanti gli strumenti della programmazione e i bilanci.
B. FUNZIONE RILEVAZIONE E DIMOSTRAZIONE DEI RISULTATI DI GESTIONE
Le attività relative alla funzione rilevazione e dimostrazione dei risultati di gestione sono definite come segue:
- predisposizione del rendiconto della gestione comprendente il conto del bilancio, il conto economico e il conto del patrimonio;
- predisposizione degli allegati di natura contabile al rendiconto della gestione;
- coordinamento dell'attività di predisposizione della relazione al rendiconto della gestione di cui all'articolo 73 dell'ordinamento, da parte dell'organo esecutivo, sulla base delle valutazioni e indicazioni pervenute dai responsabili dei servizi;
- coordinamento dell'attività di predisposizione delle analisi, degli indici e dei parametri di efficacia, efficienza ed economicità riferiti ai risultati d'esercizio.
C. FUNZIONE INVESTIMENTI E RELATIVE FONTI DI FINANZIAMENTO
Le attività relative alla funzione investimenti e relative fonti di finanziamento sono definite come segue:
- coordinamento dell'attività di predisposizione dei programmi delle opere pubbliche e cura degli aspetti contabili, finanziari e patrimoniali;
- cura delle procedure per l'utilizzo delle fonti di finanziamento degli investimenti di cui all'articolo 42 dell'ordinamento;
- adempimenti di cui al primo comma dell'articolo 43 dell'ordinamento in ordine alle maggiori spese derivanti dal progetto o dal piano esecutivo dell'investimento con acquisizione delle valutazioni e dei dati necessari dai servizi competenti;
- redazione del piano economico-finanziario di cui all'articolo 46 del decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 504 con acquisizione delle valutazioni e dei dati necessari dai servizi competenti;
- attivazione delle fonti di finanziamento derivanti dal ricorso all'indebitamento di cui alla Sezione II del Capo IV dell'ordinamento anche in relazione al finanziamento dei debiti fuori bilancio di cui all'articolo 37 dell'ordinamento e per altre destinazioni di legge;
- adempimenti presupposto di cui all'articolo 45, 2° comma dell'ordinamento ai fini dell'adozione delle variazioni al bilancio annuale e pluriennale e delle modifiche alla relazione previsionale e programmatica;
- adempimenti relativi al rilascio delle garanzie dell'ammortamento dei mutui e dei prestiti di cui agli articoli 48 e 49 dell'ordinamento;
- ogni altra attività a contenuto finanziario riferita alle politiche d'investimento dell'ente.
D. FUNZIONE DI GESTIONE DEL BILANCIO RIFERITA ALLE ENTRATE
Le attività relative all'esercizio della funzione di gestione del bilancio riferita alle entrate sono definite come segue:
- cura dei rapporti con i responsabili dei servizi operativi e con i relativi responsabili del procedimento di accertamento, ai fini dell'acquisizione da parte degli stessi delle risorse specifiche riferibili ai servizi e della gestione complessiva delle entrate previste in bilancio;
- esercizio delle competenze gestionali in via residuale con riferimento alle entrate indistinte non attribuibili ai servizi operativi;
- esame dell'idonea documentazione di cui all'articolo 22 dell'ordinamento con la quale si realizza l'accertamento delle entrate, ai fini della rilevazione contabile;
- rilevazione contabile degli accertamenti di entrata di cui all'articolo 21 dell'ordinamento;
- verifica periodica dello stato di accertamento delle entrate ai fini del controllo e della salvaguardia degli equilibri di bilancio, del rilascio dell'attestazione di copertura finanziaria delle spese correlate ad entrate vincolate e ad ogni altro fine di coordinamento dell'attività finanziaria di entrata dell'ente;
- rilevazioni contabili dei residui di esercizio ed altre attività di supporto ai responsabili dei servizi e del procedimento che curano la realizzazione dei crediti;
- analisi e rilevazioni contabili di natura economico-patrimoniale riferita alla gestione delle entrate.
E. FUNZIONE DI GESTIONE DEL BILANCIO RIFERITA ALLE SPESE
Le attività relative all'esercizio della funzione di gestione del bilancio riferita alle spese sono definite come segue:
- attività istruttoria per il rilascio del parere di regolarità contabile sul piano esecutivo di gestione, in ordine all'affidamento delle dotazioni finanziarie ai responsabili dei servizi, e sulle deliberazioni dell'organo esecutivo modificative ed integrative del piano medesimo;
- attività istruttoria per il rilascio del parere di regolarità contabile richiesto dai responsabili dei servizi e dai dipendenti abilitati a sottoscrivere gli atti di impegno;
- attività istruttoria per il rilascio del parere di regolarità contabile di cui all'articolo 53, comma 1, e dell'attestazione di copertura finanziaria di cui all'articolo 55, comma 5, della legge 8 giugno 1990, n. 142 sulle determinazioni di impegno;
- attività istruttoria per il rilascio del parere di regolarità contabile e dell'attestazione di copertura finanziaria sugli impegni richiesti per le spese in conto capitale e correnti di cui all'articolo 27, comma 5, dell'ordinamento e per quelli riferiti ad esercizi successivi compresi nel bilancio pluriennale;
- rilevazione delle spese di cui all'articolo 27, comma 7, dell'ordinamento ai fini della formazione dei bilanci;
- rilevazione delle spese di cui all'articolo 43 dell'ordinamento ai fini della copertura nel bilancio pluriennale originario, eventualmente modificato dall'organo consiliare, e dell'inserimento nei bilanci pluriennali successivi;
- rilevazione contabile degli impegni di spesa di cui all'articolo 27 dell'ordinamento;
- verifica periodica dello stato degli impegni di spesa ai fini del controllo e della salvaguardia degli equilibri di bilancio e dell'attività di coordinamento della gestione finanziaria di spesa dell'ente;
- analisi e rilevazioni contabili di natura economico-patrimoniale riferite alla gestione delle spese.
F. FUNZIONE DI RILEVAZIONE CONTABILE DELLE RISCOSSIONI, DELLE LIQUIDAZIONE E DEI PAGAMENTI
Le attività relative all'esercizio della funzione di rilevazione contabile delle riscossioni, delle liquidazioni e dei pagamenti sono definite come segue:
- predisposizione del budget di cassa contenente i flussi complessivi di entrata e di uscita previsti per l'esercizio;
- cura degli adempimenti relativi all'emissione, controllo e rilevazione degli ordinativi d'incasso di cui all'articolo 24 dell'ordinamento;
- cura degli adempimenti relativi al controllo ed alla rilevazione dei versamenti operati ai sensi dell'articolo 25 dell'ordinamento;
- cura degli adempimenti relativi ai controlli e riscontri amministrativi, contabili e fiscali sugli atti di liquidazione delle spese;
- cura degli adempimenti relativi ai controlli ed alla contabilizzazione dei mandati di pagamento di cui all'articolo 29, commi 3 e 4, dell'ordinamento;
- verifica periodica dello stato delle riscossioni e dei pagamenti per il controllo ed il coordinamento dei flussi complessivi di cassa del bilancio;
- verifica periodica dello stato delle riscossioni e dei pagamenti in conto residui anche ai fini del coordinamento dell'attività di gestione finanziaria operata dai servizi dell'ente;
- verifica e controllo dello stato di realizzazione dell'avanzo di amministrazione, accertato ai sensi dell'articolo 30 dell'ordinamento, in tutte le sue articolazioni;
- attività di supporto informativo alle funzioni di gestione dell'entrata e della spesa per le rilevazioni economico-patrimoniali.
G. FUNZIONE RELATIVA AI RAPPORTI CON IL SERVIZIO DI TESORERIA E CON GLI ALTRI AGENTI CONTABILI
Le attività relative all'esercizio della funzione riguardante i rapporti con il servizio di tesoreria e con gli altri agenti contabili interni sono definite come segue:
- rapporti con il tesoriere per le operazioni di riscossione ai sensi dell'art. 56 dell'ordinamento;
- rapporti con il concessionario della riscossione ai sensi dell'art. 57 dell'ordinamento;
- adempimenti di cui all'articolo 58 dell'ordinamento per la verifica delle condizioni di legittimità dei pagamenti effettuati dal tesoriere sia in conto competenza, sia in conto residui;
- adempimenti e rapporti con il tesoriere per l'estinzione dei mandati di pagamento, l'annotazione della quietanza, gli obblighi connessi con le delegazioni di pagamento di cui all'articolo 48 dell'ordinamento;
- adempimenti in ordine alla gestione dei titoli e valori da parte del tesoriere;
- analisi, conservazione ed eventuali adempimenti connessi con le verifiche dell'organo di revisione economico-finanziaria di cui all'articolo 64, comma 1, dell'ordinamento;
- istruttoria delle verifiche ordinarie di cassa di cui all'articolo 64, 2° comma e delle verifiche straordinarie di cui all'articolo 65 dell'ordinamento;
- verifica periodica sull'andamento del servizio in ordine all'osservanza degli obblighi di legge e di regolamento;
- verifiche, controlli e riscontri in ordine al conto del tesoriere e altri adempimenti di cui all'articolo 67 dell'ordinamento;
- adempimenti relativi all'attivazione ed alla gestione delle anticipazioni di tesoreria;
- coordinamento e controllo dell'attività degli agenti contabili, riscontro e altri adempimenti sui conti presentati ai sensi dell'articolo 75 dell'ordinamento.
H. FUNZIONE RELATIVA AI RAPPORTI CON GLI ORGANISMI GESTIONALE DELL'ENTE
Le attività relative all'esercizio della funzione riguardante i rapporti con gli organismi gestionali dell'ente sono definite come segue:
- istruttoria delle procedure per la determinazione delle finalità e degli indirizzi e per l'approvazione degli atti fondamentali delle aziende speciali e delle istituzioni dell'ente;
- istruttoria delle procedure per il conferimento di capitale di dotazione, per l'esercizio della vigilanza, per la verifica dei risultati della gestione e per la copertura dei costi sociali di aziende speciali ed istituzioni;
- coordinamento e cura dei rapporti finanziari e gestionali con i consorzi e le società di capitale istituite per l'esercizio dei servizi pubblici e con le altre forme associative e di cooperazione tra enti;
- istruttoria delle procedure per assicurare la conoscenza consolidata dei risultati globali delle gestioni relative ad enti ed organismi costituiti per l'esercizio di funzioni e servizi a supporto della funzione di rilevazione dei risultati di gestione.
I. FUNZIONE RELATIVA AI RAPPORTI CON L'ORGANO DI REVISIONE ECONOMICO-FINANZIARIA
Le attività relative alla funzione riguardante i rapporti con l'organo di revisione economico-finanziaria sono definite come segue:
- cura della dotazione dei mezzi necessari per lo svolgimento dei compiti dell'organo di revisione e del supporto tecnico e documentale finalizzato a garantire l'adempimento delle funzioni di cui all'articolo 105 dell'ordinamento;
- attività di supporto per garantire il diritto di accesso agli atti e documenti dell'ente, la partecipazione alle assemblee dell'organo consiliare e alle riunioni dell'organo esecutivo;
- attività di raccordo tra l'organo di revisione economico-finanziaria, i servizi finali, di supporto e strumentali, di coordinamento che costituiscono la struttura organizzativa dell'ente;
- attività di raccordo con la struttura operativa alla quale è assegnata la funzione del controllo di gestione.
L. FUNZIONE RELATIVA ALLA TENUTA DELLO STATO PATRIMONIALE E DEGLI INVENTARI
Le attività relative alla funzione riguardante la tenuta dello stato patrimoniale e degli inventari sono definite come segue:
- aggiornamento annuale degli inventari;
- attività di supporto per la valutazione dei beni del demanio e del patrimonio comprensivi delle relative manutenzioni straordinarie;
- attività di supporto per la complessiva attività di gestione del patrimonio e del demanio dell'ente da parte dei responsabili dei servizi finali a cui i beni sono affidati;
- tenuta ed aggiornamento dello stato patrimoniale, sia per cause dipendenti dalla gestione del bilancio annuale, sia per cause estranee alla stessa, e relativo raccordo con la funzione di gestione dell'entrata e della spesa.
M. FUNZIONE RELATIVA AL CONTROLLO E SALVAGUARDIA DEGLI EQUILIBRI DI BILANCIO, RAPPORTI CON LA FUNZIONE DEL CONTROLLO DI GESTIONE E CON I SERVIZI DELL'ENTE
Le attività relative alla funzione sono definite come segue:
- coordinamento, supporto strumentale e redazione degli atti di ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi e progetti previa acquisizione dei dati e degli elementi dai responsabili dei servizi dell'ente;
- istruttoria dei provvedimenti necessari per il ripiano degli eventuali debiti fuori bilancio di cui all'articolo 37 dell'ordinamento e per il ripiano dell'eventuale disavanzo di amministrazione risultante dal rendiconto;
- controllo costante e concomitante degli equilibri di bilancio, sia riferiti alla gestione di competenza, sia al conto dei residui;
- istruttoria dei provvedimenti necessari a ripristinare il pareggio di bilancio inteso come assetto gestionale da preservare con continuità e con riferimento a tutte le componenti finanziarie della gestione;
- istruttoria della documentazione e degli atti presupposto per le segnalazioni obbligatorie dei fatti e delle valutazioni del responsabile finanziario di cui all'articolo 3, comma 6º, dell'ordinamento;
- cura dei rapporti con la struttura operativa alla quale è assegnata la funzione del controllo di gestione, sia nelle fasi di articolazione della stessa, sia in sede di referto;
- assolvimento degli obblighi fiscali e attività di supporto per i servizi dell'ente in materia fiscale;
- cura dei rapporti con gli altri servizi presenti nell'ente e realizzazione del controllo interno al servizio finanziario sulle procedure, sui tempi e sui risultati.
Le risorse umane assegnate al servizio finanziario comunale sono definite dalla pianta organica approvata con deliberazione consiliare n. 95 in data 24 settembre 1993 come dal seguente prospetto:
STRUTTURA
L'unità organizzativa competente (U.O.C.) collabora con il Dirigente di Servizio alla formazione del Bilancio e si occupa della gestione dei flussi finanziari di entrata ed uscita con tutti i passaggi procedurali inerenti, comprese le analisi statistiche ed economiche.
Il limitato numero di persone che la compongono non consente una articolazione al suo interno in uffici.
Benché sussista una elevata complessità di funzioni, spesso interconnesse e con valenza esterna, per cui si assiste ad una elevata responsabilità che non può essere ricondotta ad unità elementari richiedendosi una ampia preparazione professionale ed una difficile conseguente vicendevole supplenza.
La disponibilità di personale appare carente rispetto alle funzioni e responsabilità che l'ordinamento giuridico attribuisce al Settore.
Sempre l'esperienza storica dimostra poi l'insufficiente sistemazione dalla struttura gerarchica ed il perdurare di una forte divaricazione tra i recenti riconoscimenti della Pianta Organica rispetto al personale presente. Resta pertanto elemento di crisi la ricerca di persone cui affidare la responsabilità delle funzioni in caso di assenza del titolare dell'ufficio e di adeguate qualifiche ai responsabili di settori ampi e specifici quali la gestione degli impegni, dei mutui, delle entrate, lasciando nel contempo una migliore visione d'insieme al responsabile dell'ufficio.
COMPETENZE
(Tabella 1)
Le competenze attribuite all'unità organizzativa competente (U.O.C.) si riferiscono ai seguenti compiti:
- Finanziamento delibere, ordinanze dirigenziali, delibere di liquidazione;
- Schedario delle somme disponibili;
- Redazione del Bilancio di Previsione;
- Gestione finanziaria ed economica di bilancio;
- Variazioni di Bilancio;
- Redazione del bilancio pluriennale e della relazione previsionale e programmatica;
- Verifica dei conti e redazione del Conto Consuntivo;
- Emissione dei mandati di pagamento;
- Emissione delle riversali di incasso;
- Rapporti con il Tesoriere e verifica dei movimenti di cassa;
- Controllo dei Conti Correnti;
- Gestione degli accertamenti;
- Certificazioni ai bilanci di previsione, ai consuntivi, certificazione fiscale ed economica;
- Gestione degli impegni provvisori;
- Gestione degli impegni definitivi;
- Gestione delle liquidazioni provvisorie e definitive;
- Gestione Beneficiari;
- Verifica trimestrale di cassa;
- Rapporti con i Revisori dei Conti;
- Riclassificazione capitoli e revisione residui;
- Fascicolazione del Conto Consuntivo e tenuta dei fascicoli;
- Contabilità I.V.A.;
- Vendita loculi ed aree cimiteriali;
- Fatturazione;
- Avvisi di pagamenti e rapporti con il pubblico;
- Redazione delle delibare inerenti le precedenti funzioni di competenza dell'unità organizzativa competente (U.O.C.)
- Sostituti d'Imposta;
- Dichiarazione annuale Mod. 770;
- Istruttoria mutui;
- Gestione contratti di concessione patrimoniale (Fitti, Mercato sett. e minori).
Per tutte le predette attività l'unità organizzativa competente (U.O.C.) effettua tutte le verifiche contabili del caso e provvede direttamente alla elaborazione stesura, stampa e controllo dei documenti prodotti, nonché alla relativa corrispondenza.
L'unità organizzativa competente (U.O.C.) è altresì responsabile della salvaguardia delle procedure e degli archivi elettronici.
Per fronteggiare tutte le incombenze soprascritte, in assenza del ragioniere capo collocato in quiescenza dal 1 ottobre 1991 le risorse umane attualmente disponibili risultano del tutto insoddisfacenti.
Ne consegue non solo un indice di insoddisfazione temporale verso le ottemperanze che normalmente hanno scadenza determinata e sanzionata per legge, quanto più ancora, un intollerabile livello di criticità di rischio per particolari momenti dell'esercizio in cui si affollano le scadenze istituzionali.
Testata di informazione del Comune di Follonica
Iscrizione al Tribunale di Grosseto n. 8/2005
Direttore Responsabile Noemi Mainetto
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