L'autenticazione di firma (o sottoscrizione) consiste nell'attestazione da parte di un funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione.
L'Ufficiale di Anagrafe è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private, ..) né concretizzare una delega (salvo quanto previsto da normative speciali) o procura.
Gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione (comprese le pensioni estere) devono essere in lingua italiana.
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblico servizio non prevedono l'autenticazione della firma.
L'autentica di firma è possibile per:
- dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà concernenti fatti, stati e qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza riguardanti se stesso e altre persone, non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banche, assicurazioni, etc.)
- istanze da presentare a privati (mai a uffici pubblici o gestori di pubblico servizio)
- deleghe per la riscossione di benefici economici (esempio pensioni) da parte di terze persone
